Specjalista - Pracownik Sekretariatu

Osoba na tym stanowisku będzie aktywnie wspierać bieżącą pracę dyrekcji Muzeum Historii Polski. Jej zadaniem będzie zarządzanie kalendarzem spotkań Dyrektora i wicedyrektorów, koordynacja wyjazdów, obsługa gości, przygotowywanie korespondencji, jednocześnie będzie współodpowiedzialna za prowadzenie Sekretariatu Muzeum Historii Polski, w tym przyjmowanie  i przekazywanie dokumentów i korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługę centrali telefonicznej.

Zakres obowiązków:

• aktywne wspieranie bieżącej pracy dyrekcji MHP:
• zarządzanie kalendarzem spotkań dyrekcji;
• kontakty i korespondencja z innymi podmiotami/ partnerami krajowymi i zagranicznymi w imieniu dyrekcji;
• obsługa kancelaryjna Muzeum;
• czuwanie nad obiegiem korespondencji elektronicznej;
• prowadzenie korespondencji w języku polskim i angielskim;
• przygotowanie innych pism/ prezentacji/ dokumentacji niezbędnych do pracy dla dyrekcji;
• aktualizacja bazy kontaktów;
• kompleksowe organizowanie delegacji krajowych i zagranicznych dyrekcji;
• udział w spotkaniach, w których uczestniczy Dyrektor lub wicedyrektorzy – w miarę potrzeb;
• informowanie Zespołu MHP o harmonogramie pracy dyrekcji;
• współprowadzenie  sekretariatu Muzeum Historii Polski;
• organizacja / współorganizacja ważnych spotkań i imprez;
• obsługa gości dyrekcji Muzeum.

Warunki zatrudnienia:

• Umowa o pracę, w pełnym wymiarze godzin;
• praca w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury;
• dostęp do świadczeń socjalnych;
• możliwość skorzystania z  pakietu sportowego.

Wymagane dokumenty:

• Curriculum vitae;
• list motywacyjny;
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie zawodowe
• referencje - mile widziane
• mile widziane kopie dokumentów potwierdzających dodatkowe osiągnięcia i kwalifikacje ;
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, zawierające formułę
  o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych
  w dokumentach aplikacyjnych przez Muzeum Historii Polski w Warszawie, ul. Mokotowska 33/35, w celu przeprowadzenia obecnego procesu rekrutacyjnego zgodnie z ogólnym rozporządzeniem RODO”.

Dokumenty prosimy przesyłać w formie elektronicznej na adres: rekrutacja@muzhp.pl w terminie do 24 września 2021 r., w tytule podając numer referencyjny MHP/09/2021/DO

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe oraz co najmniej 3 letni staż pracy na podobnym stanowisku;
• doświadczenie w pracy administracyjnej;
• swobodne wypowiadanie  się w mowie i piśmie;
• bardzo dobra znajomość zasad ortografii i interpunkcji;
• znajomość normatywów kancelaryjnych;
• dobra znajomość języka angielskiego;

• wysoka kultura osobista, dyskrecja;
• odpowiedzialność za powierzone zadania;
• samodzielność i bardzo dobra organizacja pracy;
• nastawienie na współpracę i umiejętność pracy w grupie;
• umiejętność myślenia analitycznego i rozwiązywania problemów;
• umiejętność dzielenia się wiedzą;
• umiejętność posługiwania się pakietem MS Office i Office 365;
• umiejętność pracy pod presją czasu, dyspozycyjność;
• mile widziane doświadczenie pracy w instytucjach kultury;
• mile widziane doświadczenie we współpracy z instytucjami samorządowymi;